Система документообігу

Упорядковуйте й знаходьте документи, збирайте інформацію за допомогою власних форм та автоматизуйте погодження й електронні підписи — усе в одній зручній системі.
Спробуйте безкоштовно! Відеоогляд
Звернутися до від��ілу продажів
Головні особливості:
  • Шукайте документи, зокрема скановані
  • Автоматизуйте погодження й підписання
  • Збирайте дані та створюйте документи
  • Керуйте доступом і відстежуйте дії
Екологічність та підвищена стабільність
Звернутися до відділу продажів
Клієнти у 86 країнах
Років досвіду: 12
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Створено в Європі
Особливості See the Features
Коли безпека, стабільність і зручність мають значення
Безпечне зберігання
Оберігайте будь-який тип файлів у Folderit — до 50 ГБ за файл — з відповідністю стандартам ISO 27001, GDPR та HIPAA!
КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
  • 256-бітне шифрування
    Дані перетворюються на код, який можуть розшифрувати лише уповноважені користувачі. Це захищає їх від несанкціонованого доступу; такий рівень шифрування банки використовують для фінансової інформації.
    s 256-бітне шифрування
  • Двофакторна автентифікація
    Двофакторна автентифікація посилює захист: крім пароля, потрібен код підтвердження із застосунку автентифікації.
    s Двофакторна автентифікація
  • SSL-з'єднання
    SSL/TLS шифрує дані між браузером і нашими центрами обробки даних, захищаючи їх від перехоплення. Обмеження за IP-адресами додатково визначають, звідки можна отримати доступ до облікового запису й документів.
    s SSL-з'єднання
  • Власна політика паролів
    Адміністратори можуть установлювати вимоги до довжини, складності й терміну дії паролів, а також робити двофакторну автентифікацію обов’язковою.
    s Власна політика паролів
  • Потрійне резервування
    Резервні копії даних зберігаються в кількох місцях на відстані щонайменше 100 км одне від одного. Навіть у разі збою в одному з них дані залишаються захищеними й доступними.
    s Потрійне резервування
  • Кошик видимий лише адміністраторам облікових записів
    Навіть якщо користувач із правом видалення видалить файл, адміністратори облікового запису можуть переглянути його в кошику й за потреби відновити. Це додатково захищає видалені дані.
    s Кошик видимий лише адміністраторам облікових записів
  • SSO Okta й Entra ID (AD)
    Інтеграція з Entra ID, Okta та Google забезпечує централізоване керування ідентифікацією, єдиний вхід (SSO) і політики безпеки. Користувачі легко й безпечно отримують доступ, а адміністратори контролюють дозволи та захист даних.
    s SSO Okta й Entra ID (AD)
Простий пошук
Пошук за вмістом файлів, додавання метаданих, зіставлення файлів, пов'язаних між собою.
КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
  • Індексування OCR контенту
    OCR та індексування вмісту перетворюють текст сканованих документів і зображень на доступний для пошуку. Знаходьте документи за вмістом, а не лише за назвою файла.
    s Індексування OCR контенту
  • Розширена фільтрація
    Уточнюйте пошук за метаданими, налаштовуваними полями, діапазонами дат і термінами виконання. Швидко знаходьте файли за станом проєкту, типом документа чи важливими датами.
    s Розширена фільтрація
  • Спеціальні метадані
    Додавайте до документів поля метаданих із текстом, числами, датами та розкривними списками. Налаштовуйте їх відповідно до своїх потреб, щоб краще впорядковувати, знаходити й обробляти файли.
    s Спеціальні метадані
  • Пов'язування файлів
    Пов’язуйте файли, папки та зовнішні посилання в єдину мережу пов’язаних документів і ресурсів.
    s Пов'язування файлів
  • Необмежена історія файлів
    Зберігайте історію змін документа без обмеження кількості версій. За використання інтеграції з Office 365 версії зберігаються автоматично.
    s Необмежена історія файлів
Надійна автоматизація
Економте час і працюйте ефективніше, дозволивши системі працювати за вас.
КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
  • Робочі процеси затвердження
    Створюйте послідовні, паралельні або власні багатоетапні процеси у візуальному конструкторі. Поєднуйте погодження, перевірки, підтвердження ознайомлення, електронні підписи, заповнення форм і бальне оцінювання. Для кожного учасника задавайте інструкції та терміни; перед рішенням він може попросити уточнення.
    s Робочі процеси затвердження
  • Робочі процеси електронного підпису
    Надсилайте документи на юридично зобов’язальне електронне підписання через Folderit eSign або DocuSign. Поєднуйте підписання з погодженнями та іншими етапами. У підтримуваних європейських країнах Folderit також підтримує цифрове підписання ASIC-E за допомогою ID-картки, Smart-ID та Mobile-ID.
    s Робочі процеси електронного підпису
  • Робочі процеси підтвердження
    Поширюйте політики, процедури, інструкції з безпеки та інші контрольовані документи з обов’язковим підтвердженням ознайомлення. Folderit фіксує, хто отримав, переглянув і підтвердив ознайомлення з документом, та надає журнал аудиту й підсумок процесу для вимог ISO, законодавства і внутрішніх правил.
    s Робочі процеси підтвердження
  • Шаблони робочих процесів і автоматичні тригери
    Зберігайте часто використовувані робочі процеси як багаторазові шаблони. Процес може запускатися автоматично після додавання документа до папки, а опрацьовані документи — автоматично переміщуватися до іншої папки для наступного етапу.
    s Шаблони робочих процесів і автоматичні тригери
  • Нагадування
    Налаштовуйте нагадування для користувачів і груп із власним повідомленням та посиланням на ресурс. Вибирайте дату, час і повторення для своєчасного перегляду документів та оновлення політик.
    s Нагадування
  • Автоматизована нумерація документів
    Автоматично присвоюйте послідовні номери документам за налаштовуваними схемами з лічильниками, датами, сталим текстом і значеннями метаданих. Для різних папок і типів документів можна задавати окремі правила.
    s Автоматизована нумерація документів
  • Автоматизація зберігання даних
    Налаштовуйте строки зберігання файлів або папок до їх автоматичного архівування чи видалення. Правила можна визначати окремо для кожного файла або папки відповідно до політики зберігання.
    s Автоматизація зберігання даних
  • Імпорт файлів електронною поштою
    Кожній папці Folderit можна призначити унікальну адресу електронної пошти. Надсилайте вкладення безпосередньо до вибраної папки; дані відправника, тема і вміст листа зберігаються як метадані. Зручно для сканування на електронну пошту та швидкого й безпечного збереження документів.
    s Імпорт файлів електронною поштою
  • Історія та підсумки робочих процесів
    Переглядайте завершені, надіслані процеси й ті, що очікують виконання, разом із рішеннями учасників, коментарями, часовими позначками, підписами та запитами на уточнення. Підсумки завершених процесів можна завантажити для аудиту й підтвердження відповідності вимогам.
    s Історія та підсумки робочих процесів
Керування доступом
Можна легко ділитися ресурсами на будь-якому рівні — з фізичними особами, групами користувачів або через загальнодоступне посилання.
РІВНІ ПРАВ
  • Лише перегляд
    Користувачі можуть переглядати документи в системі, але не можуть друкувати, завантажувати, редагувати чи навіть виділяти й копіювати текст.
    s Лише перегляд
  • Лише завантаження
    Користувачі можуть додавати нові файли до визначеного місця, не бачачи наявного вмісту. Так можна приймати документи без надання доступу до інших конфіденційних файлів.
    s Лише завантаження
  • Перегляд і завантаження
    Користувачі можуть переглядати, друкувати й завантажувати документи.
    s Перегляд і завантаження
  • Редактор
    Користувач отримує повний контроль над спільним ресурсом: перегляд, редагування, видалення та керування файлами й налаштуваннями.
    s Редактор
  • Спеціальні права
    Точно визначайте дозволені дії: видимість журналу аудиту, лише онлайн-редагування, обмеження завантажень та інших операцій. Узгоджуйте доступ із роллю користувача й вимогами безпеки ресурсу.
    s Спеціальні права
Можливість огляду
Можливість повного огляду чи огляду дій, вжитих будь-ким у вашій СДО. Огляд всіх спільних ресурсів.
КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
  • Панель інструментів та інструменти звітності
    Панель адміністратора показує діяльність із документами в усій організації: дублікати файлів, незавершені процеси, строки зберігання, документи з термінами виконання та весь вміст. Особисті панелі показують отримані завдання, надіслані й незавершені процеси та архівні рішення. Звіти можна експортувати в Excel, ODS, CSV і PDF.
    s Панель інструментів та інструменти звітності
  • Повне аудиторське відстеження
    Відстежуйте дії користувачів і системи з файлами, папками та робочими процесами в усій організації. Часові позначки й відомості про користувача формують надійний журнал для перевірки відповідності, розслідувань і внутрішнього контролю. Дані аудиту можна експортувати, зокрема в Excel, CSV і PDF.
    s Повне аудиторське відстеження
  • Огляд всіх спільних ресурсів
    Переглядайте в одному місці документи й папки, доступні користувачам, групам і зовнішнім одержувачам. Адміністратори можуть перевіряти дозволи, активні публічні посилання, контролювати доступ і припиняти спільний доступ, коли він більше не потрібний.
    s Огляд всіх спільних ресурсів
  • Сповіщення
    Вибирайте потрібні сповіщення та стежте за змінами вибраних файлів і папок. Сповіщення можуть охоплювати оновлення документів, запити робочих процесів, погодження, підписи, нагадування й надання доступу.
    s Сповіщення
Робіть більше
Вийдіть на новий рівень, завдяки інтеграції та підтримці різних платформ.
КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
  • Налаштовувані електронні форми
    Створюйте форми для повідомлень про інциденти, заявок або реєстрів. Замість завантаження файла користувачі заповнюють поля. Кожна відповідь зберігається як структурований запис із підтримкою пошуку та контролем прав доступу.
    s Налаштовувані електронні форми
  • Численні допоміжні облікові записи компанії
    Створюйте окремі робочі простори для кожної компанії або локації з власними користувачами, ролями та, за потреби, адміністраторами. Команди бачать лише призначений їм вміст. Перемикайтеся одним натисканням зі збереженням захисту й журналів аудиту.
    s Численні допоміжні облікові записи компанії
  • Інтеграція з Microsoft Office 365
    Вбудована інтеграція дозволяє створювати й редагувати файли Word, Excel та PowerPoint безпосередньо у Folderit.
    s Інтеграція з Microsoft Office 365
  • Надбудова Outlook
    Надсилайте вибрані листи з Outlook безпосередньо до будь-якої вибраної папки Folderit за допомогою цієї надбудови.
    s Надбудова Outlook
  • Інтеграція з DocuSign
    Запускайте процеси DocuSign безпосередньо у Folderit. Підписані документи автоматично повертаються до системи.
    s Інтеграція з DocuSign
  • Сумісність з мобільними пристроями та планшетами
    Folderit оптимізовано для телефонів і планшетів. Керуйте документами, виконуйте погодження та переглядайте звіти в дорозі зі зручною навігацією й повним набором функцій.
    s Сумісність з мобільними пристроями та планшетами
  • Застосунок для ПК
    Настільний застосунок Folderit Sync синхронізує файли між вашими комп’ютерами, щоб найновіші документи були доступні онлайн і офлайн. Керуйте файлами безпосередньо з комп’ютера, зберігаючи синхронізацію й захист даних.
    s Застосунок для ПК
  • Зберігання та вставлення URL-адрес
    Зберігайте та вбудовуйте зовнішні URL у Folderit, відкриваючи їх у фреймі iframe або окремій вкладці. Додавайте метадані, пов’язуйте з іншими елементами й керуйте ними як документами.
    s Зберігання та вставлення URL-адрес
  • Водяні знаки
    Функція динамічних водяних знаків додає додатковий рівень безпеки до ваших документів. Водяні знаки з такими деталями, як ім’я переглядача, дата та час, автоматично накладаються під час перегляду та завантаження, забезпечуючи відстежуваність і стримуючи несанкціоноване поширення. Доступно як окрема опція для придбання.
    s Водяні знаки
  • Створення документів за шаблонами
    Створюйте документи PDF і DOCX зі структурованих даних електронних форм за допомогою багаторазових шаблонів ODT. Генеруйте договори, довідки, рахунки, кадрові документи та звіти, а потім зберігайте, завантажуйте, надсилайте їх електронною поштою або включайте до робочих процесів.
    s Створення документів за шаблонами

Стабільніше та екологічніше рішення для документообігу.

Використання веб-сервісів Amazon як хмарної платформи, яка має стати на 100 % екологічною до 2025 року.

Дізнайтеся, що ще ми робимо в межах нашої програми корпоративної соціальної відповідальності.

Sustainable EDMS
Most user-friendly EDMS in the world
Витрачайте менше часу на керування документами

Folderit — найзручніша СДО у світі. Заощаджує ваш час і гроші.

Ми піклуємося про клієнтів і щодня докладаємо максимум зусиль, щоб створити ПЗ СДО, що відрізняється від інших у всіх аспектах. Folderit створено для таких людей, як ви, які цінують безпеку та конфіденційність.

Відзначений нагородами та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача прискорює роботу в Folderit. Ви все робите швидше, ніж у будь-якому аналогічному ПЗ!

Спробуйте безкоштовно!
ВІДГУКИ КЛІЄНТІВ

Довіра й любов.
❤️ У всьому світі.

СДО Folderit проста у використанні, безпечна й доступна. У поєднанні з нашою прекрасною службою підтримки, це саме те, що шукають клієнти!

  • "We have been using Folderit for the past five years with complete satisfaction for storing documents related to our Quality Management System (QMS). Folderit is incredibly user-friendly, secure, and affordable, making our documents accessible anywhere, anytime."
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Netherlands
  • "Folderit DMS has been a game-changer for our accounts payable team. We started using it to organize our invoices and receipts, and it's made life so much easier. The metadata fields are super handy - we can tag everything with vendor names, dates, and amounts, which makes finding stuff later a breeze."
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “I have started using the trial plan over the last few days and I have to say this is one of the very best pieces of software I have ever used. Intuitive, smart and full of hidden power. Everything is just in the right place and even billing & plans are transparent.”
    PHIL B.
    United Kingdom
  • "I wanted to provide some feedback that I am always pleased with your customer service. Whenever I have had any queries you respond timely and answer my queries and provide very good assistance."
    LAURA S.
    Australia
  • "For us using Folderit was a game changer. It also was a must that being a Chilean based company we could configure the program to be in Spanish. In summary it has been an excellent productivity and organizational tool for our company."
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • "I run a small international consultancy business, and we have recently opted for Folderit as our EDM system for legal documents. Congrats on creating such a fantastic, smooth and easy to use product, for small and medium businesses. It really is fantastic."
    ROB L.
    Netherlands
  • “I am amazed at your product as well as the simplicity and great UI that your team has built.”
    HARSHVARDHAN S.
    United Kingdom
  • “This software is brilliant, so easy to use but very powerful!”
    THOMAS R.
    UK
  • "By the way, let me congratulate you for the excellent software that you have built. It convinced me at first sight :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Awesome – this is an excellent service and we are VERY happy with it so far. Along with the excellent attitude of the support team of course!"
    MIKE L.
    Australia

Ви в гарній компанії.
Долучайтеся до тисяч організацій на Folderit.

Документообіг без паперів — це простий елемент щоденного бізнесу для багатьох компаній та організацій світу. Для тих, хто обрав Folderit.