Dokumenttien hallintajärjestelmä
Järjestä ja löydä asiakirjat, kerää tietoja mukautetuilla lomakkeilla ja automatisoi hyväksynnät sekä sähköiset allekirjoitukset — kaikki yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä.
Kokeile ilmaiseksi! EsittelyvideoTärkeimmät ominaisuudet
- Hae asiakirjoja, myös skannattuja
- Automatisoi hyväksynnät ja allekirjoitukset
- Kerää tietoja ja luo asiakirjoja
- Hallitse käyttöoikeuksia ja seuraa toimintaa
Vihreämpi & kestävämpi
Asiakkaita 86 maassa
12 vuotta
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Kehitetty Euroopassa
Ominaisuudet
See the Features
Kun turvallisuus, kestävyys ja käyttäjäystävällisyys ovat tärkeitä
Varastoi turvallisesti
Voit turvallisesti säilyttää minkä tahansa tyyppisiä tiedostoja Folderitissä. 50 GB asti jokaista tiedostoa kohti!
KOHOKOHDAT
-
s 256-bittinen salaus256-bittinen salaus256-bittinen salaus suojaa tietosi muuttamalla ne koodiksi, jonka vain valtuutetut käyttäjät voivat purkaa. Näin tieto pysyy turvassa luvattomalta käytöltä. Tätä suojaustasoa käyttävät esimerkiksi pankit suojatakseen taloudellisia tietoja.
-
s Kaksivaiheinen todennusKaksivaiheinen todennusKaksivaiheinen todennus (2FA) parantaa tietoturvaa vaatimalla salasanan lisäksi vahvistuskoodin todennussovelluksesta.
-
s SSL yhteydetSSL yhteydetSSL (Secure Sockets Layer) -yhteydet salaavat selaimesi ja palvelimiemme välillä siirrettävän datan, jotta tietosi pysyvät yksityisinä ja suojassa sieppaukselta.
-
s Mukautettu salasanakäytäntöMukautettu salasanakäytäntöMukautetut salasanakäytännöt mahdollistavat tarkkojen sääntöjen määrittelyn turvallisille salasanoille, kuten pituudelle, monimutkaisuudelle ja voimassaoloajalle.
-
s Kolminkertaiset varmuuskopiotKolminkertaiset varmuuskopiotTietosi varmuuskopioidaan useaan sijaintiin, jotta ne säilyvät turvassa ja käytettävissä myös yhden sijainnin häiriötilanteessa. Kolminkertainen varmuuskopiointi parantaa tietojen turvallisuutta ja luotettavuutta.
-
s Roskakori näkyy vain tilin hallinnoijilleRoskakori näkyy vain tilin hallinnoijilleVain tilin ylläpitäjät näkevät roskakorin. Vaikka poistamisoikeuden saanut käyttäjä poistaisi tiedoston, ylläpitäjä voi tarkistaa sen ja palauttaa sen tarvittaessa.
-
s Kertakirjautuminen (Entra ID, Okta, Google)Kertakirjautuminen (Entra ID, Okta, Google)Integraatio mahdollistaa keskitetyn identiteetinhallinnan, kertakirjautumisen ja vahvat tietoturvakäytännöt. Käyttäjät pääsevät resursseihin helposti ja turvallisesti, ja ylläpitäjät hallitsevat käyttöoikeuksia ja tietosuojaa.
Löydä helposti
Hae tiedostoja sisällöstä, lisää mukautettuja tietoja ja liitä yhteensopivia tiedostoja.
KOHOKOHDAT
-
s OCR-sisällön indeksöintiOCR-sisällön indeksöintiOptinen tekstintunnistus (OCR) muuntaa skannattujen asiakirjojen ja kuvien sisällön haettavaksi tekstiksi. Voit löytää asiakirjoja niiden sisällön, etkä vain tiedostonimen perusteella.
-
s Edistyksellinen suodatusEdistyksellinen suodatusTarkenna hakuja metatiedoilla, mukautetuilla metatietokentillä, aikaväleillä ja määräpäivillä. Löydä tarvittavat tiedostot nopeasti esimerkiksi projektin tilan, asiakirjatyypin tai tärkeän määräajan perusteella.
-
s Kustomoitu metadataKustomoitu metadataMääritä asiakirjoille mukautettuja metatietokenttiä, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja pudotusvalikoita. Näin voit mukauttaa tiedot tarpeisiisi ja helpottaa tiedostojen järjestämistä, hakua ja hallintaa.
-
s Tiedoston linkittäminenTiedoston linkittäminenYhdistä toisiinsa liittyvät tiedostot, kansiot ja ulkoiset linkit. Näin luot järjestelmään verkoston toisiinsa liittyviä asiakirjoja ja resursseja.
-
s Rajaton tiedostohistoriaRajaton tiedostohistoriaVersiohistoria tallentaa asiakirjan muutokset ilman tallennettujen versioiden määrärajaa. Microsoft Office 365 -integraatiota käytettäessä versiot tallentuvat automaattisesti.
Automatisoi luotettavasti
Säästä aikaa ja työskentele tehokkaammin antamalla jäsjestelmän työskennellä puolestasi.
KOHOKOHDAT
-
s Mukautettu työnkulkuautomaatioMukautettu työnkulkuautomaatioLuo sarja-, rinnakkais- tai mukautettuja monivaiheisia työnkulkuja visuaalisella työnkulkurakentajalla. Yhdistä samaan prosessiin hyväksynnät, tarkistukset, kuittaukset, sähköiset allekirjoitukset, lomakkeiden täyttö ja pisteytys sekä määritä osallistujille omat ohjeet ja määräajat.
-
s Sähköisen allekirjoituksen työnkulutSähköisen allekirjoituksen työnkulutLähetä asiakirjoja oikeudellisesti sitovaan sähköiseen allekirjoitukseen Folderit eSignin avulla tai DocuSign-integraatiolla. Allekirjoitustehtävät voidaan yhdistää hyväksyntöihin ja muihin työnkulun vaiheisiin. Folderit tukee myös ASIC-E-muotoista digitaalista allekirjoittamista tuetuilla sähköisen tunnistautumisen menetelmillä.
-
s Ohjeiden ja käytäntöjen kuittaustyönkulutOhjeiden ja käytäntöjen kuittaustyönkulutJaa käytäntöjä, menettelyohjeita, turvallisuusohjeita ja muita hallittuja asiakirjoja pakollista kuittausta varten. Folderit tallentaa, kuka on vastaanottanut, avannut ja kuitannut asiakirjan, mikä helpottaa ISO-vaatimusten, viranomaisvaatimusten ja sisäisten käytäntöjen noudattamisen osoittamista.
-
s Työnkulkumallit ja automaattiset käynnistimetTyönkulkumallit ja automaattiset käynnistimetTallenna usein käytetyt työnkulut uudelleenkäytettäviksi malleiksi ja käynnistä ne rakentamatta prosessia uudelleen. Työnkulku voi käynnistyä automaattisesti, kun kansioon lisätään asiakirja. Valmiit asiakirjat voidaan siirtää automaattisesti toiseen kansioon seuraavaa käsittelyvaihetta varten.
-
s MuistutuksetMuistutuksetLähetä yksittäisiä tai toistuvia muistutuksia käyttäjille ja ryhmille. Lisää mukautettu viesti sekä suora linkki asiaankuuluvaan tiedostoon, kansioon tai tehtävään, jotta tarkistukset, uusimiset, päivitykset ja muut määräaikaiset tehtävät eivät unohdu.
-
s Automaattinen dokumenttien numerointiAutomaattinen dokumenttien numerointiMääritä mukautettuja numerointimalleja, jotka voivat sisältää juoksevia numeroita, päivämääriä, kiinteää tekstiä ja metatietokenttien arvoja. Eri kansioille ja asiakirjatyypeille voidaan käyttää omia numerointisääntöjä, mikä helpottaa johdonmukaista asiakirjahallintaa.
-
s Säilytyskäytäntöjen automaatioSäilytyskäytäntöjen automaatioMääritä, kuinka kauan tiedostoja ja kansioita tulee säilyttää, ja hallitse niitä automaattisesti organisaation säilytyskäytäntöjen mukaisesti. Säilytysajat voidaan määrittää tiedosto- tai kansiotasolla, ja hallintapaneelin raportit auttavat tunnistamaan lähestyvät määräajat.
-
s Sähköpostista kansioon -tuontiSähköpostista kansioon -tuontiTallenna sähköpostit ja niiden liitteet suoraan valittuun Folderit-kansioon sähköpostitse. Lähettäjä, aihe ja viestin sisältö voidaan tallentaa metatietoina, mikä vähentää manuaalista tallentamista ja helpottaa sähköpostiviestinnän arkistointia.
-
s Työnkulkujen historia ja yhteenvedotTyönkulkujen historia ja yhteenvedotTarkastele valmiita, odottavia ja lähetettyjä työnkulkuja sekä osallistujien päätöksiä, kommentteja, aikaleimoja, allekirjoituksia ja tarkennuspyyntöjä. Valmiista prosesseista voi olla saatavilla ladattavia yhteenvetoja auditointia ja vaatimustenmukaisuuden osoittamista varten.
Hallinnoi pääsyä
Resursseja on helppo jakaa millä tahansa tasolla yksilöille, ryhmille ja julkisesti saataville.
LUPATASOT
-
s Vain esikatseluVain esikatseluVain esikatselu -oikeustaso sallii käyttäjien tarkastella asiakirjoja ilman mahdollisuutta tulostaa, ladata, muokata tai edes valita ja kopioida tekstiä.
-
s Vain lataaminenVain lataaminenVain lähetys -oikeustaso sallii käyttäjien lisätä uusia tiedostoja määrättyyn sijaintiin ilman mahdollisuutta tarkastella, ladata tai muuttaa olemassa olevaa sisältöä. Tämä on ihanteellista tilanteisiin, joissa asiakirjojen toimittaminen on tarpeen ilman pääsyä muihin tiedostoihin.
-
s Esikatsele & lataaEsikatsele & lataaTämä oikeustaso sallii käyttäjien tarkastella asiakirjoja sekä tulostaa ja ladata ne.
-
s MuokkaaMuokkaaMuokkaaja-oikeustaso antaa käyttäjille täyden hallinnan jaetusta resurssista, mukaan lukien mahdollisuuden tarkastella, muokata, poistaa ja hallita tiedostoja ja asetuksia.
-
s Mukautetut oikeudetMukautetut oikeudetMukautetut oikeudet mahdollistavat tarkan hallinnan käyttäjien toimista, kuten lokitietojen näkyvyyden määrittämisen, pelkän verkkokäytön sallimisen sekä latausten tai muiden toimintojen rajoittamisen. Tämän joustavuuden ansiosta kunkin käyttäjän käyttöoikeudet vastaavat tarkasti hänen rooliaan ja jaetun resurssin tietoturvavaatimuksia.
Hanki yleiskatsaus
Saat täydellisen esikatselun tai näkymän mihin tahansa tehtyyn aktiviteettiin DMS:ään. Ja kaikista jaetuista resursseista.
KOHOKOHDAT
-
s Työpöytä ja raportointityökalutTyöpöytä ja raportointityökalutYlläpitäjän koontinäyttö näyttää koko organisaation tiedot, kuten päällekkäiset tiedostot, päätöksiä odottavat työnkulut, säilytysajat ja erääntyvät asiakirjat. Saat myös yleiskuvan kaikista tiedostoista. Tietoja voi viedä esimerkiksi Excel-, PDF- ja CSV-muotoon. Jokaisella käyttäjällä on lisäksi henkilökohtainen tehtävänäkymä.
-
s Täydelliset kirjaustiedotTäydelliset kirjaustiedotAuditointiloki tallentaa käyttäjien ja ulkopuolisten tekemät toimet tiedostoissa, kansioissa ja koko organisaatiossa aikaleimoineen. Tiedot voi viedä esimerkiksi Excel-, CSV- ja PDF-muotoon raportointia, seurantaa ja vaatimustenmukaisuuden osoittamista varten.
-
s Esikatsele kaikkia jaettuja resurssejaEsikatsele kaikkia jaettuja resurssejaTarkastele käyttäjille ja ryhmille jaettuja asiakirjoja ja kansioita yhdestä keskitetystä luettelosta. Voit seurata käyttöoikeuksia ja peruuttaa jakamisen tarvittaessa.
-
s MuistutuksetMuistutuksetKäyttäjät voivat valita haluamansa ilmoitukset esimerkiksi asiakirjojen muutoksista, hyväksymispyynnöistä ja muistutuksista. Näin tärkeät tapahtumat pysyvät näkyvissä ilman tarpeettomia ilmoituksia.
Integraatiot, e-lomakkeet ja dokumenttien luonti
Vie asiat uudelle tasolle integraatioiden ja useiden alustojen avulla,
KOHOKOHDAT
-
s Mukautetut e-lomakkeetMukautetut e-lomakkeetLuo mukautettuja lomakkeita esimerkiksi tapahtumaraportteja, pyyntöjä tai rekistereitä varten. Käyttäjät täyttävät kenttiä tiedoston lähettämisen sijaan, ja jokainen lähetys tallennetaan rakenteisena tietueena. Nämä tietueet ovat täysin haettavissa ja käyttöoikeuksilla hallittavissa.
-
s Useita alatilejä samalle yritykselleUseita alatilejä samalle yritykselleLuo ja hallitse erillisiä alatilejä eri liiketoimintayksiköille tai toimipisteille, jokaiselle omat tiimin jäsenet, käyttäjäryhmät ja jopa pääkäyttäjät. Vaihda helposti niiden välillä yhden käyttäjätilin alta.
-
s Microsoft Office 365-integrointiMicrosoft Office 365-integrointiMicrosoft Office 365 -integrointi on sisäänrakennettu, joten voit luoda ja muokata Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja suoraan Folderit-järjestelmässä.
-
s Outlook-apuohjelmaOutlook-apuohjelmaFolderit Outlook -laajennuksen avulla voit lähettää valitut sähköpostit suoraan Outlookista mihin tahansa valitsemaasi kansioon Folderitissa.
-
s DocuSign sähköinen allekirjoitus - integrointiDocuSign sähköinen allekirjoitus - integrointiKäynnistä DocuSign-työnkulut suoraan Folderitissa ja vastaanota allekirjoitetut asiakirjat automaattisesti takaisin järjestelmään.
-
s Mobiili- ja tablettikäyttöön optimoituMobiili- ja tablettikäyttöön optimoituFolderit DMS on täysin optimoitu mobiili- ja tablettikäyttöön ja tarjoaa saumattoman käyttökokemuksen eri laitteilla. Hallitsetpa asiakirjoja, hoidat hyväksyntöjä tai tarkastelet raportteja, voit nauttia intuitiivisesta navigoinnista ja täydestä toiminnallisuudesta liikkeellä ollessasi.
-
s TyöpöytäsovellusTyöpöytäsovellusFolderit Sync on työpöytäsovellus, joka synkronoi tiedostosi eri tietokoneidesi välillä ja varmistaa, että käytössäsi ovat aina uusimmat asiakirjat sekä verkossa että offline-tilassa. Sovelluksen avulla hallitset tiedostojasi helposti suoraan työpöydältä ja pidät datasi synkronoituna ja turvassa.
-
s Tallenna ja sisällytä URL-osoitteetTallenna ja sisällytä URL-osoitteetTallenna ja upota ulkoisia URL-osoitteita Folderitissa, jolloin voit avata ne upotettuna (iframe) tai erillisessä välilehdessä. Nämä URL-osoitteet voidaan linkittää muihin kohteisiin, niille voidaan lisätä metadataa ja niitä voidaan hallita kuten mitä tahansa muuta asiakirjaa.
-
s VesileimausVesileimausDynaaminen vesileimaus lisää asiakirjoillesi ylimääräisen suojauskerroksen. Katsojan nimen, päivämäärän ja kellonajan kaltaiset tiedot sisältävät vesileimat lisätään automaattisesti esikatseluissa ja latauksissa, mikä varmistaa jäljitettävyyden ja vähentää luvattoman jakamisen riskiä. Saatavana erillisenä lisäpalveluna.
-
s DokumenttigeneraattoriDokumenttigeneraattoriLuo PDF- ja DOCX-dokumentteja rakenteisista e-lomaketiedoista uudelleenkäytettävien ODT-mallien avulla. Luo sopimuksia, sertifikaatteja, laskuja, HR-dokumentteja ja raportteja, ja tallenna, lataa, lähetä sähköpostitse tai ohjaa ne työnkulkuihin.
Kestävämpi ja vihreämpi ratkaisu dokumenttien hallinnointiin.
Käytämme Amazonin Web Services palvelua pilvipalvelunamme, joka toteutuu 100%:sti vihreällä energialla vuoteen 2025 mennessä.
Katso mitä muuta teemme yhteiskuntavastuuohjelmassamme.
Käytä vähemmän aikaa dokumenttien hallintaan
Folderit on maailman käyttäjäystävällisin DSM, joka säästää aikaasi ja rahaasi.
Välitämme syvästi asiakkaistamme ja työskentelemme joka päivä tarjotaksemme DMS ohjelmistoa, joka on erillainen kaikin tavoin. Folderit on rakennettu ihmisille, jotka arvostavat turvallisuutta ja yksityisyyttä.
Palkittu käyttöliittymämme nopeuttaa työskentelyä Folderitissa. Itse asiassa saat asiat valmiiksi nopeammin kuin missään kilpailevassa ohjelmassa.
Kokeile ilmaiseksi!
Olet hyvässä yrityksessä.
Liity tuhansien yritysten joukkoon Folderitissä.
Paperiton dokumentoinnin hallinta on helppo osa jokapäiväistä liiketoimintaa monelle yritykselle ja organisaatiolle maailmanlaajuisesti. Niille, jotka ovat valinneet Folderitin.