Sistem za upravljanje dokumentov

Uredite in poiščite dokumente, zbirajte informacije s prilagojenimi obrazci ter avtomatizirajte odobritve in elektronske podpise — vse v enem preprostem sistemu.
Preizkusite brezplačno! Video pregled
Obrnite se na prodajo
Ključne funkcije:
  • Iščite dokumente, tudi skenirane
  • Avtomatizirajte odobritve in podpisovanje
  • Zbirajte podatke in ustvarjajte dokumente
  • Upravljajte dostop in spremljajte dejavnost
Bolj zeleno in bolj trajnostno
Obrnite se na prodajo
Stranke v 86 državah
Leta izkušenj: 12
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Razvito v Evropi
Lastnosti See the Features
Ko štejejo varnost, trajnost in prijaznost do uporabnika
Shranjujte varno
Varno shranjujte katero koli vrsto datotek v Folderitu – do 50 GB na datoteko – v skladu s standardi ISO 27001, GDPR in HIPAA!
POUDARKI
  • 256-bitno šifriranje
    Podatki se pretvorijo v kodo, ki jo lahko razberejo samo pooblaščeni uporabniki, kar preprečuje nepooblaščen dostop. Takšno raven šifriranja banke uporabljajo za varovanje finančnih podatkov.
    s 256-bitno šifriranje
  • Dvostopenjska avtentikacija
    Dvofaktorsko preverjanje pristnosti poleg gesla zahteva še potrditveno kodo iz aplikacije za preverjanje pristnosti.
    s Dvostopenjska avtentikacija
  • SSL povezave
    SSL/TLS šifrira podatke med brskalnikom in našimi podatkovnimi centri ter jih varuje pred prestrezanjem. Omejitve IP dodatno določajo, od kod je mogoče dostopati do računa in dokumentov.
    s SSL povezave
  • Politika gesel po meri
    Skrbniki lahko določijo pravila za dolžino, zahtevnost in veljavnost gesel ter zahtevajo dvofaktorsko preverjanje pristnosti.
    s Politika gesel po meri
  • Trojne varnostne kopije
    Varnostne kopije podatkov so shranjene na več lokacijah, ki so med seboj oddaljene vsaj 100 km. Tudi ob izpadu ene lokacije podatki ostanejo varni in dostopni.
    s Trojne varnostne kopije
  • Koš viden samo skrbnikom računa
    Tudi če uporabnik s pravico brisanja odstrani datoteko, jo lahko skrbniki računa pregledajo v košu in po potrebi obnovijo. To dodatno varuje izbrisane podatke.
    s Koš viden samo skrbnikom računa
  • Integracija MS Entra ID & Okta
    Povezava z Entra ID, Okta in Google omogoča centralno upravljanje identitet, enotno prijavo (SSO) in varnostna pravila. Uporabniki preprosto in varno dostopajo do virov, skrbniki pa nadzorujejo dovoljenja in varstvo podatkov.
    s Integracija MS Entra ID & Okta
Enostavno iskanje
Iščite po vsebini datotek, dodajte metapodatke po meri in povežite datoteke, ki gredo skupaj.
POUDARKI
  • OCR indeksiranje vsebine
    OCR in indeksiranje vsebine pretvorita besedilo skeniranih dokumentov in slik v obliko, po kateri lahko iščete. Dokumente najdete po vsebini, ne le po imenu datoteke.
    s OCR indeksiranje vsebine
  • Napredno filtriranje
    Iskanje omejite z metapodatki, prilagojenimi polji, datumskimi razponi in roki. Hitro poiščite datoteke glede na stanje projekta, vrsto dokumenta ali pomembne datume.
    s Napredno filtriranje
  • Metapodatki po meri
    Za dokumente določite polja z besedilom, številkami, datumi in spustnimi seznami. Metapodatke prilagodite svojim potrebam ter izboljšajte urejanje, iskanje in upravljanje datotek.
    s Metapodatki po meri
  • Povezovanje datotek
    Povežite datoteke, mape in zunanje povezave v mrežo povezanih dokumentov in virov.
    s Povezovanje datotek
  • Neomejena zgodovina datotek
    Ohranite zgodovino sprememb dokumentov brez omejitve števila različic. Pri uporabi povezave z Office 365 se različice shranjujejo samodejno.
    s Neomejena zgodovina datotek
Zanesljivo avtomatizirajte
Prihranite čas in delajte učinkoviteje, tako da pustite sistemu, da dela namesto vas.
POUDARKI
  • Delovni tokovi odobritve
    Z vizualnim urejevalnikom ustvarite zaporedne, vzporedne ali prilagojene večstopenjske delovne tokove. Združite odobritve, preglede, potrditve seznanitve, elektronske podpise, izpolnjevanje obrazcev in točkovanje. Vsakemu sodelujočemu določite navodila in rok; pred odločitvijo lahko zahteva pojasnilo.
    s Delovni tokovi odobritve
  • Poteki dela za e-podpis
    Pošljite dokumente v pravno zavezujoče elektronsko podpisovanje prek Folderit eSign ali DocuSign. Podpisovanje združite z odobritvami in drugimi koraki. V podprtih evropskih državah Folderit omogoča tudi digitalno podpisovanje ASIC-E z osebno izkaznico, Smart-ID in Mobile-ID.
    s Poteki dela za e-podpis
  • Poteki dela za potrditev
    Razpošljite pravilnike, postopke, varnostna navodila in druge nadzorovane dokumente z obvezno potrditvijo seznanitve. Folderit beleži, kdo je dokument prejel, si ga ogledal in potrdil seznanitev, ter zagotavlja revizijsko sled in povzetek za skladnost z ISO, predpisi in internimi zahtevami.
    s Poteki dela za potrditev
  • Predloge delovnih tokov in samodejni sprožilci
    Pogosto uporabljene delovne tokove shranite kot predloge za ponovno uporabo. Delovni tok se lahko samodejno začne, ko v mapo dodate dokument, dokončani dokumenti pa se lahko samodejno premaknejo v drugo mapo za naslednjo fazo obdelave.
    s Predloge delovnih tokov in samodejni sprožilci
  • Opomniki
    Opomnike nastavite za uporabnike in skupine, dodajte svoje sporočilo in povezavo do vira ter izberite datum, čas in ponavljanje. Tako pregledi dokumentov in posodobitve pravilnikov ostanejo pravočasni.
    s Opomniki
  • Avtomatsko številčenje dokumentov
    Samodejno dodeljujte dosledne številke dokumentov s prilagodljivimi shemami, ki vključujejo števce, datume, stalno besedilo in vrednosti metapodatkov. Za različne mape in vrste dokumentov lahko določite različna pravila.
    s Avtomatsko številčenje dokumentov
  • Avtomatizacija hrambe
    Določite samodejne urnike hrambe datotek ali map pred arhiviranjem oziroma brisanjem. Pravila lahko prilagodite posamezni datoteki ali mapi v skladu s politiko hrambe.
    s Avtomatizacija hrambe
  • E-poštni naslov za mape
    Vsaki mapi v Folderitu lahko dodelite lasten e-poštni naslov. Priloge pošljite neposredno v izbrano mapo, podatki o pošiljatelju, zadeva in vsebina sporočila pa se shranijo kot metapodatki. Primerno za skeniranje v e-pošto ter hitro in varno shranjevanje dokumentov.
    s E-poštni naslov za mape
  • Zgodovina in povzetki delovnih tokov
    Pregledujte dokončane, čakajoče in poslane delovne tokove skupaj z odločitvami sodelujočih, komentarji, časovnimi žigi, podpisi in zahtevami za pojasnilo. Povzetke dokončanih postopkov lahko prenesete za potrebe revizije in dokazovanja skladnosti.
    s Zgodovina in povzetki delovnih tokov
Upravljanje dostopa
Preprosto je deliti vire na kateri koli ravni s posamezniki, skupinami uporabnikov ali z javno dostopno povezavo.
RAVNI DOVOLJENJ
  • Samo predogled
    Uporabniki si lahko dokumente ogledajo v sistemu, ne morejo pa jih natisniti, prenesti, urejati ali celo označiti in kopirati besedila.
    s Samo predogled
  • Samo nalaganje
    Uporabniki lahko dodajajo nove datoteke na določeno mesto, ne da bi videli obstoječo vsebino. Tako lahko zbirate dokumente brez omogočanja dostopa do drugih zaupnih datotek.
    s Samo nalaganje
  • Predogled in prenos
    Uporabniki si lahko dokumente ogledajo, jih natisnejo in prenesejo.
    s Predogled in prenos
  • Urednik
    Uporabniki imajo popoln nadzor nad virom v skupni rabi, vključno z ogledom, urejanjem, brisanjem ter upravljanjem datotek in nastavitev.
    s Urednik
  • Podrobna prilagojena dovoljenja
    Natančno določite dovoljena dejanja: vidnost revizijske sledi, samo spletno urejanje, omejitve prenosov in druge dejavnosti. Dostop prilagodite vlogi uporabnika in varnostnim zahtevam vira.
    s Podrobna prilagojena dovoljenja
Imejte pregled
Imejte popoln pregled ali katero koli dejanje, ki ga je izvedel kdorkoli v vašem DMS. In vseh skupnih virov.
POUDARKI
  • Nadzorna plošča in orodja za poročanje
    Skrbniška nadzorna plošča prikazuje dejavnost dokumentov v celotni organizaciji, podvojene datoteke, čakajoče delovne tokove, roke hrambe, zapadle dokumente in pregled vsebine. Osebne plošče prikazujejo prejete naloge, poslane in čakajoče delovne tokove ter arhivirane odločitve. Poročila izvozite v Excel, ODS, CSV in PDF.
    s Nadzorna plošča in orodja za poročanje
  • Popolne revizijske sledi
    Spremljajte dejanja uporabnikov in sistema v datotekah, mapah, delovnih tokovih in celotni organizaciji. Časovni žigi in podatki o uporabnikih zagotavljajo zanesljivo evidenco za skladnost, preiskave in notranji nadzor. Revizijske podatke lahko izvozite, tudi v Excel, CSV in PDF.
    s Popolne revizijske sledi
  • Pregled vseh skupnih virov
    Na enem mestu preglejte dokumente in mape, deljene z uporabniki, skupinami in zunanjimi prejemniki. Skrbniki lahko pregledajo dovoljenja, aktivne javne povezave, spremljajo dostop in prekličejo deljenje, ko ni več potrebno.
    s Pregled vseh skupnih virov
  • Obvestila
    Izberite, katera obvestila prejemate, in spremljajte spremembe izbranih datotek ali map. Opozorila lahko vključujejo posodobitve dokumentov, zahteve delovnih tokov, odobritve, podpise, opomnike in dejavnost deljenja.
    s Obvestila
Naredi več
Ponesite stvari na višjo raven z integracijami in podporo za več platform.
POUDARKI
  • Prilagodljivi elektronski obrazci
    Ustvarite obrazce za prijave incidentov, zahtevke ali evidence. Uporabniki namesto nalaganja datoteke izpolnijo polja, vsaka oddaja pa se shrani kot strukturiran zapis, po katerem je mogoče iskati in za katerega veljajo pravice dostopa.
    s Prilagodljivi elektronski obrazci
  • Več podračunov podjetja
    Za vsako podjetje ali lokacijo ustvarite ločen delovni prostor z lastnimi uporabniki, vlogami in po želji skrbniki. Ekipe vidijo le namenjeno vsebino. Med prostori preklopite z enim klikom, pri čemer se varnost in revizijske sledi ohranijo.
    s Več podračunov podjetja
  • Integracija Microsoft Office 365
    Vgrajena povezava omogoča ustvarjanje in urejanje datotek Word, Excel in PowerPoint neposredno v Folderitu.
    s Integracija Microsoft Office 365
  • Dodatek za Outlook
    Dodatek omogoča pošiljanje izbranih e-poštnih sporočil iz Outlooka neposredno v poljubno izbrano mapo v Folderitu.
    s Dodatek za Outlook
  • Integracija e-podpisovanja DocuSign
    Postopke DocuSign začnite neposredno v Folderitu; podpisani dokumenti se samodejno vrnejo v sistem.
    s Integracija e-podpisovanja DocuSign
  • Prijazen do mobilnih in tabličnih računalnikov
    Folderit je prilagojen mobilnim telefonom in tablicam. Upravljajte dokumente, odobravajte in pregledujte poročila na poti z intuitivno uporabo in vsemi funkcijami.
    s Prijazen do mobilnih in tabličnih računalnikov
  • Namizna aplikacija
    Namizna aplikacija Folderit Sync sinhronizira datoteke med vašimi računalniki, da so najnovejši dokumenti dostopni z internetno povezavo ali brez nje. Datoteke upravljajte neposredno na namizju, podatki pa ostajajo usklajeni in varni.
    s Namizna aplikacija
  • Shranite in vdelajte URL-je
    V Folderitu shranjujte in vdelujte zunanje URL-je ter jih odpirajte v okvirju iframe ali ločenem zavihku. Povežite jih z drugimi elementi, dodajte metapodatke in jih upravljajte kot dokumente.
    s Shranite in vdelajte URL-je
  • Vodni žig
    Funkcija dinamičnega vodnega žiga doda dodatno plast varnosti vašim dokumentom. Vodni žigi s podrobnostmi, kot so ime ogledovalca, datum in čas, se samodejno dodajo med predogledom in prenosom, kar zagotavlja sledljivost in odvrača od nepooblaščenega deljenja. Na voljo kot ločen nakup.
    s Vodni žig
  • Ustvarjanje dokumentov iz predlog
    Iz strukturiranih podatkov elektronskih obrazcev ustvarjajte dokumente PDF in DOCX s predlogami ODT za ponovno uporabo. Ustvarite pogodbe, potrdila, račune, kadrovske dokumente in poročila ter jih shranite, prenesite, pošljite po e-pošti ali vključite v delovne tokove.
    s Ustvarjanje dokumentov iz predlog

Bolj trajnostna in okolju prijaznejša rešitev za upravljanje dokumentov.

Spletne storitve Amazon uporabljamo kot našo platformo v oblaku, ki je na dobri poti, da bo do leta 2025 100 % temeljila na zeleni energiji.

Oglejte si, kaj še počnemo v našem programu družbene odgovornosti podjetij.

Sustainable EDMS
Most user-friendly EDMS in the world
Zapravite manj časa za upravljanje dokumentov

Folderit je uporabniku najbolj prijazen DMS na svetu. Prihranek časa in denarja.

Zelo nam je mar za naše stranke in vsak dan trdo delamo, da zagotovimo programsko opremo DMS, ki je drugačna na vse prave načine. Folderit je ustvarjen za ljudi, kot ste vi, ki cenijo varnost in zasebnost.

Naš nagrajeni intuitivni uporabniški vmesnik omogoča hitrejše delo v Folderitu. Pravzaprav stvari opravite hitreje kot s katero koli drugo primerljivo programsko opremo!

Preizkusite brezplačno!
IZJAVE STRANK

Zaupanja vreden in ljubljen.
❤️ Po vsem svetu.

Folderit DMS je enostaven za uporabo, varen in cenovno dostopen. To je v kombinaciji z našo izjemno ekipo za podporo točno tisto, kar naše stranke iščejo!

  • "We have been using Folderit for the past five years with complete satisfaction for storing documents related to our Quality Management System (QMS). Folderit is incredibly user-friendly, secure, and affordable, making our documents accessible anywhere, anytime."
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Netherlands
  • "Folderit DMS has been a game-changer for our accounts payable team. We started using it to organize our invoices and receipts, and it's made life so much easier. The metadata fields are super handy - we can tag everything with vendor names, dates, and amounts, which makes finding stuff later a breeze."
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “I have started using the trial plan over the last few days and I have to say this is one of the very best pieces of software I have ever used. Intuitive, smart and full of hidden power. Everything is just in the right place and even billing & plans are transparent.”
    PHIL B.
    United Kingdom
  • "I wanted to provide some feedback that I am always pleased with your customer service. Whenever I have had any queries you respond timely and answer my queries and provide very good assistance."
    LAURA S.
    Australia
  • "For us using Folderit was a game changer. It also was a must that being a Chilean based company we could configure the program to be in Spanish. In summary it has been an excellent productivity and organizational tool for our company."
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • "I run a small international consultancy business, and we have recently opted for Folderit as our EDM system for legal documents. Congrats on creating such a fantastic, smooth and easy to use product, for small and medium businesses. It really is fantastic."
    ROB L.
    Netherlands
  • “I am amazed at your product as well as the simplicity and great UI that your team has built.”
    HARSHVARDHAN S.
    United Kingdom
  • “This software is brilliant, so easy to use but very powerful!”
    THOMAS R.
    UK
  • "By the way, let me congratulate you for the excellent software that you have built. It convinced me at first sight :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Awesome – this is an excellent service and we are VERY happy with it so far. Along with the excellent attitude of the support team of course!"
    MIKE L.
    Australia

Ste v dobri družbi.
Pridružite se več tisoč organizacijam na Folderitu.

Brezpapirno upravljanje dokumentov je enostaven del vsakdanjega poslovanja za številna podjetja in organizacije po vsem svetu. Za tiste, ki ste izbrali Folderit.