Den här artikeln om transkriptionsregler visar dig hur du professionellt konverterar ljud till text.
Om du är nybörjare kommer dessa transkriptionsregler att lära dig hur en transkribering bör göras enligt vad de flesta företag i branschen har etablerat.
Se till att läsa detta inlägg; att känna till detta regelverk är det första steget till att bli en framgångsrik transkriberare.
Allmänna regler och riktlinjer för transkribering
Transkriptionsregler är generella riktlinjer för hur en transkribering bör se ut och hur den ska utföras.
Om de inte beaktas kommer transkriberingen inte att hålla förväntad kvalitet. Den kan returneras, eventuellt utan möjlighet till förbättring, eftersom den kan ges till en annan transkriberare, och insatsen och tiden som lagts ner går förlorade.
Nedan presenterar och beskriver vi varje av dessa viktiga regler som måste följas:
1. Noggrannhet
Transkriptioner bör vara minst 90 % korrekta. Detta innebär att noggrant lyssna på ljudinspelningen och skriva ner varje mening och fras som den hörs i ljudet.
2. Språk
Det är nödvändigt att följa alla grammatiska regler för det språk du transkriberar, med korrekt användning av stora bokstäver, skiljetecken och rätt stavning.
Den största efterfrågan på transkription av ljudfiler är på amerikansk engelska; dock, om ljudet är på brittisk eller australiensisk engelska, kom ihåg att vissa ord har något annorlunda stavning.
I transkriberingar används ett formellt språk; detta innebär att inte skriva förkortade ord, såsom "g." eller "g/" för gata, eftersom det går snabbare.
3. Ingen omskrivning eller ytterligare information
Innehållet i transkriberingen måste vara korrekt och komplett; därför är omskrivningar eller tillägg av ytterligare information inte acceptabelt.
Motstå frestelsen att sammanfatta, omorganisera eller lägga till ord för att göra innehållet mer begripligt; detta är en av de viktigaste transkriptionsreglerna.
Vissa transkriberare lämnar anteckningar eller kommentarer i transkriptionen; detta kommer inte att hjälpa personen eller företaget som begär transkriberingen, tvärtom kommer det att skapa förvirring.
Om du har några tvivel, använd de etablerade kommunikationskanalerna för att lösa dem med den som begärde tjänsten.
4. Ordagrann eller icke-ordagrann: Håll dig till valt format
Detta är en av de viktigaste transkriptionsreglerna att beakta innan du börjar transkribera något innehåll: att veta vilken typ av transkribering som ska göras.
Vid ordagrann transkribering skrivs alla ord och uttryck från talarna exakt ner, inklusive felstarter, utfyllnadsord, upprepade ord, svordomar, slang och stamning.
Relevanta ljud i ljudfilen transkriberas också; till exempel om det fanns skratt, görs detta så här: [skratt]. Det är inte nödvändigt att placera tidsstämplar.
Använd [bakgrundsljud] för att identifiera omgivningsljud på en separat rad. Använd [bakgrundsljud] på samma rad om ett relevant ljud uppstår när en person talar.
Tystnader inkluderas också för att återspegla pauser, [tystnad] skrivs och kan hänvisas till på samma rad eller separat vid tidpunkten för förekomst; inte mindre än 4 sekunder eller mer än 10 sekunder.
Om tystnaden är längre än 10 sekunder anges det som [paus 00:00:00] i fetstil för att återspegla en betydande tystnad i talet. I detta fall skrivs det på en separat rad.
Ordagrann transkribering tar tid och kräver mycket uppmärksamhet på detaljer. Om det begärdes på detta sätt är det för att man vill upptäcka betydelser och allt beaktas för analysen.
5. Transkribera allt – märk det du inte förstår
Vi vet att det är svårt, men undvik att inte transkribera något för att du inte förstår det eller inte kan få det att låta vettigt.
Istället för att utelämna, använd de etablerade taggarna för ord eller fraser som inte hörs eller inte förstås.
De etablerade taggarna är: [ohörbart 00:00:00:00] och [obegripligt 00:00:00:00]. Texten skrivs i fetstil.
6. Använd inte fonetik eller genvägar
I transkriptioner används ett formellt språk; detta innebär att inte skriva olämpliga förkortningar, såsom "g." eller "g/" för gata eftersom det är snabbare eller "u" för du eftersom det är enklare.
7. Korrigera inte talarens grammatik
Om inte annat begärs, även om talarna i ljudet gör grammatiska misstag, rätta dem inte; skriv orden som de uttalas.
Andra vanliga riktlinjer inom transkriptionstjänster
Transkriptionsföretag har en stilguide eller format där de definierar, till exempel, hur förkortningar, akronymer, ljudeffekter, datum, årtal, procentsatser, mått, telefonnummer och mer ska skrivas.
Denna guide bör alltid följas om inte annat anges eller om du får specifika detaljer för en viss kund. Om du vid något tillfälle har tvivel, fråga innan du börjar transkribera.
Transkriptioner granskas av en redaktör och får ett betyg baserat på överensstämmelse med standarder (vanligtvis mellan 1 och 5), och du kan få feedback för att förbättra texten.
På vissa företag kan konsekvent höga betyg kvalificera dig för en redaktörsposition, eller bonusar delas ut för höga betyg och leverans i tid.
Risken med att inte följa transkriptionsregler och standarder är att du tas bort från företagets transkriptionsteam.
Rekommendationer
Läs Americans with Disabilities Act (ADA) mot diskriminering av funktionsnedsatta och syftar till att säkerställa effektiv kommunikation, inklusive att tillhandahålla ljudtranskriptioner.
Det finns också riktlinjer för transkriberare från Described and Captioned Media Program som visar hur man skriver innehåll som är tillgängligt för olika målgrupper. Även om dessa riktlinjer inte är lag, refereras de av organisationer världen över.
World Wide Web Consortiums Web Content Accessibility Guidelines visar dessutom hur man skriver innehåll som är tillgängligt för alla målgrupper, inklusive personer med funktionsnedsättningar.
Slutsatser
Att följa de allmänna transkriptionsreglerna och de specifika reglerna för varje företag innebär att undvika att slösa tid på att granska redaktörens anteckningar och göra motsvarande ändringar.
Detta påverkar produktiviteten, så det är mycket viktigt när du börjar arbeta på ett företag att förstå alla regler, etablerade standarder och tillämpa dem i praktiken.
Inte bara för att vara kvalificerad för en befordran eller bonus utan också för att bygga din image och ditt personliga varumärke som en utmärkt transkriberare.
