預り金機能の使い方

時には、使用するアイテムの変更などによって、プロジェクトの費用が見積もりを下回ることもあるでしょう。もし、顧客からすでにお金を支払ってもらったのに、案件の費用が減った場合は、その差額分に対して「預り金メモ」を作成し、プロジェクトの他の用途に回すことができます。

預り金メモは、ステータスが「支払済み」となっている請求書や見積書に対して作成することができます。

注意：発行済みの請求書の場合、預り金メモを作成することはできません。その場合は、その発行済み請求書を取り消し、複製して新しいバージョンを作成する必��があります。

預り金メモを作成する

預り金メモを作成するには、すでに支払済みとなっている経理文書（請求書・見積書）が必要です。その支払済みの経理文書において、まず、マイナスの金額の残高を作成し、それを預り金メモへと変換します。

マイナスの金額の残高を作成するには、次のような方法があります。

項目を返品する

支払済みの請求書において、不必要となった項目を返品してその金額を顧客へ入金する必要がある場合は、その項目の行にマウスカーソルを合わせて右端に表示された3点ドットをクリックし、表示されたメニューから［項目の返品］を選択します。

すると、その行のすぐ下に、マイナスの金額の行が自動的に追加されます。そして、その項目のタイトルに「(返品済み)」と追加されます。

項目を複製して編集する

別の方法として、その項目を複製し、預り金が分かるように編集する方法があります。それにはまず、返品したい項目の行にマウスカーソルを合わせて右端に表示された３点ドットをクリックし、表示されたメニューから［複製］を選択します。

すると、同じ行がすぐ下にコピーされます。新しくコピーされた行のタイトルまたは説明文に理由を追加し（たとえば「キャンセル」、「返品」、「取りやめ」など）、金額にマイナスのマーク（-）を追加します。

そうすることで、文書の下にある合計のセクションに、マイナスの数字の残高が表示されます。

新しい項目行を追加する

他の項目に直接関係のない預り金を入力するには、新しい項目を追加します。それにはまず、項目セクションの一番下にある「項目の追加」に、その預り金の内容を表すタイトルや説明を入力します。たとえば、「お客様紹介ボーナス」や「クーポン」などです。そして、金額としてマイナスの数字を入力し、必要に応じてマージンや税金などを調整します。入力が完了すると、文書の下にある合計のセクションに、新しい項目の預り金が、マイナスの数字の残高で表示されます。

項目行を削除する

支払済みの文書から項目を削除して、削除した項目の金額分の預り金メモを作成することもできます。ただし、この方法を使用すると、後で預り金メモを参照した際に、何の理由（商品やサービスなど）で預り金メモを作成するに至ったかを特定することが難しくなります。

項目を削除するには、その項目の行にマウスカーソルを合わせて右端に表示された３点ドットをクリックし、表示されたメニューから［削除］を選択します。すると、その項目は文書上から削除され、合計のセクションにはその項目に由来するマイナスの数字の残高が表示されます。

マイナス金額の残高を預り金メモへ変換する

支払済みの文書にマイナスの残高が表示されたら、次にそれを預り金へ変換する必要があります。その方法を説明します。

見積書の場合

見積書の項目セクションの下にある合計セクションで、マイナスの数字の残高のすぐ下にある「預り金メモの作成」をクリックします。

すると、預り金メモの作成に関する確認メッセージが表示されるので、［作成］ボタンをクリックします。

請求書の場合

請求書を発行できるかどうかによって、方法が異なります。

請求書を発行できる状態、すなわち、これ以上請求書を編集する必要がなく確定できる場合は、ページの上部にある［操作］をクリックして［請求書の発行］を選択します。

すると、確認のメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。請求書が発行されると、マイナスの残高について預り金メモの作成され、案件で使用できるようになります。

まだ請求書を発行できる段階ではないが預り金メモを作成したい場合は、項目セクションの下にある合計セクションで、マイナスの数字の残高のすぐ下にある「預り金メモの作成」をクリックします。すると、預り金メモの作成に関する確認メッセージが表示されるので、［作成］ボタンをクリックします。

預り金メモを適用する

いったん預り金メモを作成すると、他の文書の支払いに適用することができます。支払いを記録する際に、支払いの種類のドロップダウンリストで「預り金を適用する」を選択するだけです。利用可能な預り金がその下に表示されます。利用可能な預り金が支払額より多い場合、支払額は預り金から差し引かれ、残金は今後の支払いに適用することができます。

利用可能な預り金が支払金額より少ない場合は、預り金が適用されて、且つ支払残高について新たな支払予定が設定されます。

案件の預り金を確認する

案件の預り金を確認するには、案件の概要ページで左側のメニューから［前払金・預り金］を選択します。上部にある［預り金メモ］タブをクリックすると、利用可能な預り金の合計額と、作成した預り金メモが表示されます。情報（ｉ）アイコンにマウスカーソルを合わせると、その預り金メモの元文書と支払情報が表示されます。預り金がどの文書に適用されたかは、「適用先」の列で確認できます。

前払金が適用された請求書からの預り金メモを作成する

支払済みの請求書において前払金が適用されており、請求書の金額を減額して預り金メモを作成しようとした場合、その差額はまず元の前払金に返金されます。そして、適用された前払金からではない預り金の残額は、別の預り金メモとして残ります。

たとえば、

１０万円の請求書があり、１０万円全額の支払いに前払金を適用しました。
５万円分の商品の返品があり、その預り金メモを作成しようとする場合、５万円は元の前払金に返金され、案件の「前払金メモ」タブでは前払金が５万円増加します。５万円が預り金メモとして表示されることはありません。
請求書に記録されている支払額も、それに応じて減額されます。